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Les avantages d'un portail fédérateur

The advantages of a unifying portal

  • Portail, intranet, internet

    Un portail doit être efficace, agréable, structurant et vivant. Gérer son portail avec Kentika permet de bénéficier de tous les outils de saisie, de ged, d'accréditation.

    Atomic web portail : intranet & internet

    Fédérer des contenus

    Les atouts de la base de données : bénéficier d'une grande souplesse dans la création de fonctions telles que :

    • L'annuaire de l'entreprise ;
    • Les fournisseurs ;
    • Les documents qualité ;
    • La photothèque ;
    • La revue de presse ;
    • La règlementation.

    Dans la même base de données : une recherche peut être transverse et porter sur tous les contenus. Des liens peuvent être établis entre les informations gérées : un article de presse et un fournisseur, un document qualité avec un règlement, une personne et un brevet...

    Des outils prêts à l'emploi

    Méta-données, gestion de contenus, gestion électronique de documents, envoi de emails sur profils ou sur liste de diffusion, recherches multi-critères, connecteur sur bases externes, générateur de fils RSS... tous les outils nécessaire à la création d'un portail interactif sont disponibles.

    Reporting et statistiques

    Les outils d'analyse de Kentika permettent de croiser l'information consultée, la fréquence de visites et les profils d'utilisateurs.

    Fournir de l'information ciblée, permettre des recherches efficaces : les instruments de mesure de la pertinence des produits documentaires permettent des les orienter, de les affiner.

    Economies d'échelle

    Formation, licence, maintenance, l'utilisation d'une plateforme commune implique d'importantes économies d'échelles, une rapidité de mise en oeuvre, la garantie d'un bon fonctionnement, une adhésion immédiate des utilisateurs.

    Kentika is the best way to manage your portal with cutting-edge tools.

    Atomic web portail : intranet & internet

    Kentika for grouping contents

    You are free to create functions like:

    • Company directory
    • Suppliers list
    • Quality documents
    • Picture library
    • Press review
    • Rules

    Searches concern documents of every format. Links can be created between documents.

    Ready-to-use tools

    Cutting-edge tools for an interactive portal are available: metadata, Enterprise content management, Electronic document management, e-mails via users’ profiles and diffusion lists, multi-criteria search, connectors to external bases, RSS feeds generator…

    Reporting and statistics

    Powerful analysis tools to deliver targeted information, ensure efficient searches and relevant documentary products.

    Economy of scale

    A single platform allows huge economy of scale (license, training, and maintenance), fast setup, proper functioning and user buy-in.

     

  • Centre de documentation

    Depuis sa création, Kentika accompagne les centres de documentation dans l'accomplissement de leur mission.

    Pertinent dans son métier

    Le centre de documentation joue aujourd'hui le rôle de plaque tournante de l'information, qu'elle soit interne ou externe.

    Cette position d'expert s'appuie sur le savoir faire et sur des outils. Kentika tient une place privilégiée dans le dispositif.

     

    Un objectif permanent : la productivité

    Les tâches confiées au centre de documentation sont de plus en plus nombreuses, de plus en plus variées, de plus en plus qualitatives. Kentika dispose d'outils permettant de réaliser des opérations avec un haut niveau de productivité : alimentation en zéro saisie, génération et diffusion de produits documentaires, bibliothéconomie.

    Full text et méta-données

    Kentika allie le meilleur des deux mondes permettant tant de constituer des dossiers documentaires sur des thématiques généralistes que des recherches très pointues sur une expression dans un contexte.

    Qualité des produits documentaires

    Pertinence des produits par profil, soin dans la présentation, mesure d'audience, interaction email - portail documentaire : Kentika permet aux centres de documentation de renforcer leur position dans l'organisation.

    Cataloguer : dans les règles de l'art

    Le dictionnaire des données : ouvert et évolutif, permet de décrire tout support d'information.

    Le thesaurus : sur mesure ou thesaurus de la profession (exemples : Interdoc ; MeSH ; BDSP...), les fonctions d'autopostage contribuent à l'efficacité du logiciel documentaire.

    Kentika is used to working with documentary centers.

    Productivity as a goal

    Kentika offers tools to help documentary centers with their various and numerous tasks with a high level of productivity: no manual input completion, documentary products edition and diffusion, library science…

    Full-text and metadata

    Allows to create documentary dossiers about general topics or make precise searches about a given expression.

    Quality of documentary products

    Products diffusion based upon profiles, audience measure, mailbox-portal interface…

    Respect of cataloging standards

    Data dictionary is open and scalable to describe all information formats.

    Customized or professional thesaurus.

  • Bibliothèque

    Kentika pour bibliothèque

    Gestion du catalogue et bibliothéconomie, optimiser la gestion de son entité en restant ouvert sur le reste du monde : Kentika offre les fonctions permettant de répondre à l'ensemble de ces objectifs.

    Gestion du catalogue

    Une bibliothèque se caractérise aujourd'hui par une position d'avant-garde dans la mise en oeuvre des technologies de l'information au service des lecteurs et par un respect des règles du métier.

    Respect des normes de catalogage : l'échange de notices bibliographiques est au centre des préoccupations. Les possibilités d'import et d'export dans différents formats marc assurent à Kentika la possibilité d'échanger ses données. Le fonctionnement en réseau très répandu en bibliothèque impose un "langage commun". Le respects de ces normes et les possibilités de communication permettent un déploiement de votre fonds dans le SUDOC.

    Gestion des emprunts

    Les bibliothèques équipées de Kentika pour gérer leurs emprunts apprécient particulièrement la souplesse dans l'élaboration des règles que l'on met en place. Les codes à barres sont imprimés par le logiciel, la borne de prêt peut être équipée d'une solution RFID : Kentika garantit un haut niveau de productivité.

    Relance des retardataires, statistiques, gestion des réservations, récolement, quotas par type de document et par catégorie d'emprunteurs : l'ensemble des outils permet de composer la solution adaptée à son entité.

    Abonnements et bulletinage

    Le suivi de l'arrivée des numéros est primordial pour assurer un état des collections le plus complet possible. La mise en circulation des numéros réguliers ou des hors séries peut être couplée avec la gestion des emprunts afin d'avoir une bonne traçabilité.

    Les diffuseurs de revues peuvent être relancés par un traitement global ou ponctuel dès que l'on constate un retard.

    Les abonnements peuvent être papiers ou électroniques (dans ce cas, les codes d'accès peuvent être délivrés sous certaines conditions).

    Les achats, le budget

    Enregistrement de suggestions d'achats, regroupement de ces dernières en commandes, suivi des livraisons et relance des fournisseurs : la gestion des acquisitions est optimisée et contrôlée.

    A chaque service peuvent être alloués des budgets pour les achats d'ouvrage ou les abonnements. Le delta budget - dépenses permet à chaque service de connaître son solde.

    Kentika offers functions that fit with the needs of catalog management and library science.

    Catalog management

    Kentika offers several solutions: retro-conversion from online catalogs (OCLC for example) or via barcodes reading.

    Cataloguing standards are respected for an easy communication between different libraries.

    Loan management

    Kentika ensures a high level of productivity: barcodes are printed by the software and loan terminals can be equipped with RFID technology.

    Reminders, statistics, reservations, quotas, counting… You elaborate the solution that fits with your library.

    Subscriptions management

    Paper or electronic periodicals: each subscription is linked to a follow-up form

    Accessioning of serials: thanks to barcode or periodical number

    Diffusion lists: automatically printed when a new exemplary is received

    Reminders for press distributors:  by one-time or global e-mails

    Collection states: a real-time situation of your subscriptions

    Orders and budget management

    Various groups of persons can ask for new purchases.

    After a selection, orders forms can be sent to the chosen suppliers.

    Recipients are sent an e-mail as soon as their order is delivered.

    Reminders are sent to late suppliers.

    A budget can be attributed to each department and expenditures can be charged on one or several departments.

     

  • Veille

    Collecter, sélectionner, synthétiser, diffuser : la pratique de la veille est plus qualitative avec Kentika

    Aide à la décision

    Via une information exhaustive mais filtrée, permanente ou ponctuelle, publiée sous forme de bulletins de veille généraliste ou thématique : la veille aide les décideurs dans les choix qu'ils ont à opérer.

    Stratégie de collecte

    Abonnement à des services d'alerte, sélection dans des fils rss, abonnements à des newsletters, mise en surveillance de sites : les pratiques de veille sont propres à chaque secteur,  chaque objectif.

    Les options de collecte en zéro saisie et la création de produits de veille, automatiques ou manuels, permettent d'ajuster sa pratique de la veille.

    Flux et stock d'information

    La veille consiste à analyser un flux continu d'informations et à en extraire l'information importante à diffuser. Une base de connaissances consiste à les organiser afin de proposer l'ensemble des informations dont un professionnel a besoin pour mener à bien ses missions.

    L'alliance des deux permet aux internautes de bénéficier tant de l'actualité immédiate que de la mémoire de son secteur d'activité.

    Kentika is the guarantee for a quality monitoring.

    Decision help

    Monitoring helps decision-makers thanks to a selected information diffused via monitoring reports.
     

    Gathering strategy

    Subscription to newsletters, RSS feeds, websites monitoring…

    Automated collect tools guarantee a high productivity level and a just-in-time information delivery.

    Information flux and stock

    Monitoring is extracting relevant information from a huge flux and storing it in an organized database. Users access to all the information they need.

  • Demander une démo...

Et aussi...

  • Revue de presse

    Réactivité, qualité, précision, diffusion ciblée, dans le respect du droit de copie, Kentika : une solution efficace de diffusion de ses produits de suivi de la presse

    Alimentation : rapidité, efficacité

    Vous suivez des fils RSS : un clic suffit pour créer une nouvelle fiche avec le lien, l'image, le thème et des mots clés.

    Une URL repérée sur le web : Kentika va chercher les méta-données, créé la fiche et alimente les rubriques.

    Abonnement à un service extérieur : les articles vous sont livrés et intégrés en automatique dans Kentika.

    Kentika pilote votre scanner, vous permet de réaliser un montage avec création d'un cartouche automatiquement complété avec les méta-données de la notice.

    Classement pour diffusion ciblée

    Thématiques, produits, niveau de priorité : quelques clics de plus pour une répartition des articles. Les newsletters, panorama ou autre bulletins de veille sont ensuite automatiquement générés à destination des "abonnés".

    Dossiers documentaires

    Les dossiers thématiques sont alimentés automatiquement à chaque ajout de nouveaux articles. Ainsi, il est possible, à tout moment, de reconstituer ce que la presse a dit sur un sujet donné, sur une période donnée.

    Droits de copie

    Respect de la législation : Kentika garde trace de toute consultation effectuée de tout document électronique. Les rapports récapitulatifs permettent de se mettre en conformité avec la législation en vigueur.

    Kentika is an efficient solution to diffuse press products.

    Quick completion

    Helps you select the daily news you want to diffuse. RSS feeds: one-click incorporation; an article on the Internet: copying/pasting the URL; newspaper or magazine article: scanner piloting and editing table; subscription to a press distributor: automated import.

    Targeted diffusion

    Each receiver chooses its favorite topics and will automatically get products made of articles in accordance with the selected topics.

    Documentary dossiers

    Dossiers are automatically completed each time you create a new record so the whole information (for a determined period) about a given topic is easily accessible.

    Copyrights

    Every consultation of a document is recorded to abide by the law.

  • Gestion des Archives

    Les archives peuvent être patrimoniales ou administratives. Patrimoine : Kentika est un outil de valorisation. Administrative : un outil efficace dans le respect des règles du métier.

    Archives administratives

    L'objet de la description archivistique est d'identifier et d'expliquer le contexte et le contenu des documents d'archives, en vue de faciliter leur accès. Cet objectif est réalisé par la création de représentations précises et pertinentes, organisées en conformité avec des modèles pré-établis. Les procédures liées à la description peuvent commencer lors de la création des archives - ou même avant - et se poursuivre durant la vie de celles-ci. Ces procédures permettent de mettre en place les contrôles intellectuels nécessaires pour assurer la pérennité d'une description fidèle, intelligible et exploitable.

    Conservation et valorisation du patrimoine

    Tout organisation a une histoire : qu'elle soit une entreprise, un musée, une collectivité, le patrimoine à valoriser est très souvent important mais sous exploité, voire méconnu.

    Alliè à un portail proposant une navigation agréable, les archives référencées, voire numérisées, dans Kentika bénéficient d'une indéniable mise en valeur.

    Un assistant au versement de pièces en archive

    Description de l'espace de classement : salle, travée, étagères... chaque espace physique peut être décrit (attributs, nombre de mètres linéaires disponibles et occupés).

    Versement de pièces : après indication du contenu des pièces à verser aux archives, Kentika propose les espaces compatibles avec le contenu. Un numéro de bordereau de versement est proposé. Le nombre de mètres linéaires disponibles est recalculé en temps réel lors de la validation.

    Règles de conservation : une archive peut se voir affecter une règle de conservation. Ainsi, Kentika peut proposer à la destruction les archives dont le délai de conservation est dépassé.

    Kentika to add value to heritage and administrative archives.

    Administrative archives

    Archived documents’ context and content have to be explained to facilitate their access. Description processes can start even before archives are created. Archives’ descriptions can be modified whenever you need to ensure they are reliable and intelligible.

    Kentika for adding value to your heritage

    Every kind of organization gets a history but heritage is often little known – even if important.

    Thanks to Kentika’s Atomic Portal, referenced archives are given the proper importance.

    A help for physical archiving

    Allows to describe the storage area (room, rows, shelves, available and occupied facing…)

    When content is specified, Kentika suggests the available areas to store records, edits a form and recalculates the remaining storage space.

    Preservation rules can be added.

  • Gestion de la connaissance

    Organiser les connaissances

    Ressource capitale de toute organisation : la connaissance s'enrichit par le partage. S'il n'est pas naturel, le partage se favorise par des process adaptés et des bénéfices pour chacun.

    La collecte s'organise au travers de moyens légers qui ne sont pas vécus comme des surcharges de travail.

    La diffusion, la mise à disposition doit être à la fois rapide, directe et sélective. Le respect de la confidentialité est primordial. Les personnes peuvent partager au sein d'équipes ou groupes de travail.

    S'adapter à la culture de l'entreprise

    Chaque organisation est unique dans son fonctionnement, son histoire, ses relations humaines. Les modes de classements doivent être pertinents, compréhensibles par tous, assurer une pérennité des informations.

    Complet, flexible et évolutif

    Kentika est un précieux allié dans tous les aspects du projet. La palette des outils disponibles associée à une grande facilité à modéliser les données permet de créer des applications qui sauront convaincre les acteurs de l'organisation.

    L'alimentation par surveillance de dossiers, par l'envoi à une adresse email, par les connecteurs sur des bases externes : tous les freins à la constitution d'une base de connaissance peuvent être levés. Réciproquement, Kentika peut délivrer ses informations à des applications tierces comme Sharepoint.

    Bénéfice de tous et de chacun

    Respectueux du bénéfice personnel : le retour sur investissement doit être vrai pour l'entreprise et pour chacun. Les utilisateurs, sollicités pour partager leurs informations, doivent aussi être plus efficaces grâce à celles des autres.

    Kentika for organizing knowledge

    Within an organization, knowledge grows thanks to sharing, that can be stimulated with adapted processes.

    Knowledge gathering is made through light means that bring no extra load of work.

    Knowledge diffusion must be quick, selective and secured. Users can share it inside teams or work groups.

    Kentika for fitting with organizational culture

    Each organization has its own operating, history and human relationships. Sorting modes have to be understandable for everyone.

    Complete, flexible and scalable solution

    The range of the available tools combined with the ease to model data give you the opportunity to develop applications which will satisfy and convince your organization’s members.

    Allows to fill your database via folders monitoring, sending to a mailbox or connectors connectors linked to external bases. Kentika is also able to deliver data to external applications like Sharepoint.

    Benefice for all users

    Return on investment is true for the organization and also for each of its member. Users are enticed into sharing and become more efficient in their job.

  • Photothèque

    Le monde de l'image et le monde du texte : une cohabitation harmonieuse dans Kentika

    Photos et reportages

    Les photos dans Kentika peuvent être enregistrées de manière indépendante ou regroupées au sein de reportages. La représentation sous forme de planche contact permet une visualisation rapide et une sélection des images via les paniers (ou chutiers) que chaque internaute va pouvoir se constituer.

    Illustrations

    Une illustration peut être aussi utilisée pour tout type d'information : la couverture d'un ouvrage, la photo d'un auteur, le logo d'une entreprise, les collections dans un musée.

    Gestion des droits

    Les droits d'accès aux images peuvent faire l'objet de règles précises tenant compte du profil de chacun. Ainsi, un groupe d'utilisateurs pourra voir les images basse résolution tandis qu'un autre aura accès à l'image en grand format.

    Pictures and text coexist well in Kentika.

    Photos and reports

    Photos can be gathered in reports. Contact sheet allows quick display and selection for every user.

    Illustrations

    Can be used for book covers, authors’ pictures, logos…

    Access rights

    Can be defined according to users’ profile. For example, some users groups are only allowed to access low-resolution files.

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