Gestion des abonnements

Préambule

La gestion des abonnements est l'un des trois domaines proposés en bibliothéconomie par le logiciel. Pour y accéder, vous devez disposer du pack Biblio.

 

Les principaux objectifs du suivi des abonnements sont :

• vérifier que tous les numéros prévus sont bien reçus
• faire circuler les revues auprès des lecteurs
• suivre le budget et les dépenses

Paramètrage

La circulation des revues suppose que les listes de circulations soient saisies pour chacune d'entre elles. Plusieurs listes de circulations peuvent être définies. En cas de couplage entre la circulation et les emprunts, lorsqu'une revue part en circulation, elle peut être suivie via la gestion des emprunts et réservations.

Pour un suivi précis de chaque numéro, que ce soit pour la gestion des emprunts ou pour décrire, d'un point de vue documentaire, son contenu, il est possible que soit généré automatiquement un enregistrement dans la table des documents pour chaque numéro reçu. Dans ce cas, un type de document spécial devra être créé (exemple : "Numéro").

Saisie des abonnements aux revues

Chaque abonnement à une revue fait l'objet d'un enregistrement dans la table des revues. Afin de ne pas avoir systématiquement à resaisir les informations sur la revue, une fiche référence est créée pour chaque revue.

Pour saisir plusieurs abonnements à une même revue, vous pouvez saisir un premier abonnement avec l'ensemble des informations communes, puis utiliser le script "Select_Duplicate" pour dupliquer la fiche en autant d'exemplaires que d'abonnements. Il ne reste plus alors qu'à compléter chaque abonnement avec ses informations spécifiques.

Listes de circulation

Une liste de circulation est composée de personnes (appartenant ou non à la table des personnes). Une revue peut comporter plusieurs listes : une pour la revue, une pour les sommaires...

L'impression des listes peut faire appel à des maquettes pré-définies ou personnalisées.

Echéancier de numéros et des hors-séries

Un échéancier de numéro peut être pré-calculé ou saisi au fil de l'eau. Dans le premier cas, il suppose que l'on connaisse par avance les numéros et dates de réception prévus ; dans le deuxième cas, les numéros sont enregistrés au fur et à mesure de leurs arrivées.

La numérotation peut être simple et séquentielle (exemple : 123 - 124 - 125...) ou bien à deux niveaux (exemple : Volume 1 cahier 1 - Volume 1 cahier 2 - Volume 1 cahier 3 - Volume 2 cahier 1...). Cependant, toutes les revues n'ont pas un système de numérotation régulier. Dans ce cas, l'échéancier devra être saisi et il est parfois difficile alors de savoir si un numéro est manquant.

Les hors-séries peuvent faire l'objet d'un échéancier prévisionnel mais ce dernier ne peut être calculé par votre logiciel.

Etat de la collection

Sont conservés dans l'échéancier les numéros reçus et attendus pour l'abonnement en cours. Par contre, dès que l'abonnement arrive à échéance, il convient de faire un nouvel échéancier et d'indiquer l'état de la collection.

Cette information ne peut qu'être saisie, en effet, elle doit tenir compte tant des numéros non reçus que des numéros perdus ou emprunté et non rendus.

Données documentaires

La valeur documentaire d'une revue peut se trouver à trois niveaux :

• la revue elle-même dans sa globalité, dont le contenu peut être qualifié par des descripteurs et faire l'objet de recherches ;
• un numéro, avec possibilité de numérisation du sommaire attaché à une fiche document ;
• un article issu d'un numéro, qui peut, entre autres, alimenter un dossier, une revue de presse ou encore un fil RSS.

Ces niveaux peuvent tout à fait cohabiter.

L'opération qui consiste à enregistrer les numéros reçus d'une revue s'appelle le bulletinage , l'opération qui consiste à extraire d'une revue les articles intéressants s'appelle le dépouillement . N'est abordé dans ce qui suit que ce qui a trait au bulletinage.

Réception des numéros ou bulletinage

L'enregistrement des numéros reçus peut être facilité grâce à l'utilisation d'un lecteur optique de type douchette. Cette opération quotidienne permet à la fois de garder trace de tout ce qui est reçu et d'enchaîner sur la mise en circulation de la revue grâce à l'impression automatique des listes de circulation qu'il ne reste plus alors qu'à coller ou à agrafer sur chaque revue partant en circulation.

Dans le cas où la réception des numéros déclenche la création d'une fiche dans la table des documents, une étiquette avec code à barres peut être imprimée afin d'équiper le numéro d'une revue d'un moyen d'identification qui permettra d'en faire un suivi précis.

Relance des fournisseurs

Le rapprochement entre les numéros attendus et les numéros reçus permet d'identifier quels sont les numéros manquants. Dans le cas où l'échéancier prévisionnel n'est ni calculé ni saisi, Kentika tente de détecter les ruptures de séquences de numéros.

Le traitement de relance permet d'imprimer une lettre par fournisseur en retard

Liaison gestion des abonnements et des acquisitions

La gestion des commandes permet d'enregistrer des commandes d'abonnements. Ceci peut être utile lorsqu'une harmonisation des procédures est nécessaire.

Liaison gestion des abonnements et gestion des emprunts

Un emprunt peut concerner un document ou un numéro d'une revue. Pour qu'un numéro puisse être emprunté, il faut que la revue soit empruntable.

En paramétrage des emprunts, il est possible d'interdire l'emprunt du dernier numéro reçu d'une revue.

Sites et services

La gestion des revues peut se décliner par site. Dans ce cas, les autorisations pourront être affectées site par site.

Différents cas de figure peuvent se rencontrer : gestion centralisée vs gestion répartie ; budget global vs budget par site ; suivi site par site mais commandes au niveau global. Aussi, Kentika n'impose pas de mode opératoire contraignant. Il convient cependant de bien ajuster l'utilisation des différents outils afin de faire en sorte quils soient en phase avec la réalité de votre gestion.

Les services sont ceux pour le compte desquels sont gérés les abonnements. Dans le cas où plusieurs services se partagent le prix d'acquisition d'une revue, celui-ci peut être réparti entre ces services.

Le suivi budgétaire va ensuite permettre d'avoir une vision précise de "qui paye quoi".

Impression de listes et lettres

Les listes pré-programmées permettent d'élaborer rapidement et simplement des listes de revues.

Les lettres de réabonnement sont un moyen simple de demander à reconduire un abonnement dans le cas où la gestion des revues n'est pas couplée à la gestion des commandes (cf. ci-dessus).