Gestion du budget

Préambule

Le suivi budgétaire est lié à la gestion des abonnements et des acquisitions qui sont deux des trois fonctions proposées en bibliothéconomie.

Ce suivi consiste à indiquer un budget global, à le ventiler par service puis à cumuler les dépenses enregistrées en abonnements et en acqusitions afin d'être en mesure d'établir à tout moment une situation.

Cette gestion n'a pas pour vocation à se substituer à une application de comptabilité analytique. Elle n'intègre pas la gestion des règlements (seule une date de paiement peut être enregistrée) ni des avoirs (sauf à saisir des informations en négatif).

Saisie du budget

Le budget peut être saisi à trois niveaux : en global, par site, par service. Les paramètres décrits ci-après s'appliquent à toutes les données budgétaires.

Date de départ

Un budget est supposé couvrir une période annuelle. La date de début d'exercice saisie en paramétrage marque le point de départ pour le recalcul des dépenses.

Montant hors taxes ou toutes taxes comprises

Certaines organisations peuvent, de par leur structure juridique, récupérer la TVA, d'autres non. Dans le premier cas, le budget est suivi hors taxes, dans le deuxième cas, il est suivi en TTC. Les taux de TVA et leur mode d'application doit faire l'objet d'une attention particulière. En effet, le paramétrage que vous aurez choisi s'appliquera à toutes les opérations.

Gestion en multi-sites

Si votre base est gérée en multi-sites, le budget global peut être réparti site par site en paramétrage.

Une commande ou un abonnement étant ensuite rattaché à un site, les dépenses seront affectées site par site.

Saisie d'un abonnement pour le site "Cellule Marketing"

Répartition par service payeur

Chaque service peut avoir un budget propre. Lors de la saisie d'une dépense elle peut être affectée à un service payeur.

Budget et dépenses d'un service

Principes de la répartition par service

Répartition du prix d'un abonnement

Le prix d'un abonnement ( 1 ) peut être affecté par défaut à un service ( 4 ). Dans le cas où ce montant est réparti sur plusieurs services, la quote-part de chacun doit être indiquée ( 2 ). Cette quote-part peut être exprimée en valeur (ici 100 et 50 euros) ou en pourcentage (il suffit alors de saisir un montant inférieur à 1, il sera interprété comme un poucentage : 05 pour 50%). S'il reste un solde à répartir ( 3 ), il sera affecté au service par défaut ( 4 ). Le même principe est appliquée au niveau des commandes.

Il n'existe aucun lien entre la notion de site et la notion de service. Ces deux notions sont complètement indépendantes.

Calcul des dépenses

Le calcul des dépenses s'effectue lors de la demande d'une situation. Les trois niveaux sont alors recalculés : global / site / service.

Consultation du solde

Les dialogues permettant de saisir le budget (paramétrage et service), permettent également de consulter les dépenses et le solde disponible.